Was ist ein Ombudsmann?

Ombudsmann Hotline der compliance consultancy Kark


Der Ombudsmann

ist ein neutraler Mittler zwischen Ihrem Unternehmen und Hinweisgebern, die auf einen potentiellen Verstoß gegen Gesetze oder interne Richtlinien Ihres Unternehmens aufmerksam geworden sind, aber nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen.

Ein Hinweisgeber - ob Mitarbeiter, Kunde oder Lieferant - kann sich telefonisch, schriftlich oder im Rahmen eines persönlichen Gesprächs an den Ombudsmann wenden und ihm den Sachverhalt schildern. Dabei ist es für den Hinweisgeber, den sogenannten Whistleblower oftmals entscheidend, dass er sich darauf verlassen kann, dass ihm persönlich keine Nachteile aus der Informationsweitergabe erwachsen.

Bei einem internen Ombudsmann, also einem Mitarbeiter des Unternehmens, mag es aus Sicht des Hinweisgebers an der Neutralität mangeln. Der externe Ombudsmann ist hingegen ein in Compliance-Themen versierter Rechtsanwalt, der zunächst der einzige Ansprechpartner ist, und wenn der Whistleblower dies wünscht, auch bleibt.

Der externe Ombudsmann ist zunächst der erste Ansprechpartner des Whistleblowers. Möchte der Hinweisgeber keinen direkten Kontakt zum Unternehmen, so bleibt der Ombudsmann der einzige direkte Kontakt. Dazu sichert der Ombudsmann dem Hinweisgeber zu, dass dessen Anonymität gegenüber dem Unternehmen gewahrt bleibt.

So kann der Hinweisgeber darauf vertrauen, dass er seine Identität dem Unternehmen gegenüber nicht preisgeben muss, seine Informationen aber dennoch durch den Ombudsmann an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet werden.

Für das Unternehmen ist es wichtig, dass wir den uns geschilderten Sachverhalt sorgfältig aufbereiten und einer kompetenten juristischen Vorprüfung unterziehen. Unser hohes Maß an Integrität und Fachkompetenz sorgen zusammen mit einem ausgefeilten Prozessmanagement dafür, dass das Unternehmen und die Hinweisgeber darauf vertrauen können, dass Informationen in sachgerechter Weise aufgenommen, bearbeitet und weitergeleitet bzw. einer Lösung zugeführt werden.

Die Bedeutung eines solchen Hinweisgebersystems wird dadurch unterstrichen, dass Whistleblower ab dem 17. Dezember 2021 aufgrund einer EU-Richtlinie besonders zu schützen sind. Die Richtlinie (EU) 2019/1937 vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, gilt sowohl für Mitarbeiter von Unternehmen als auch von Behörden.

Die Richtlinie verlangt von Arbeitgebern, dass sie einen Whistleblower vor Entlassung, Belästigung oder anderen Formen von Vergeltungsmaßnahmen schützen. Des Weiteren muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass Hinweisgeber ihre Informationen auf sicheren Kanäle weitergeben können.

Geschützt werden durch diese Richtlinie Whistleblower, die Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union melden. Dies betrifft vor allem das Wettbewerbsrecht und den Datenschutz, aber auch Geldwäsche, die Lebensmittel- und Produktsicherheit als auch für die Bereiche öffentliche Gesundheit, Umweltschutz und nukleare Sicherheit sowie den Schutz der finanziellen Interessen der Union.



Vor­teile ei­nes externen Ombudsmanns

Die wichtigsten Vorteile eines externen Ombudsmann sind
  • Rechtsanwalt
  • Spezialisiertes Fachwissen
  • Anwaltliche Schweigepflicht
  • Unparteiisch
  • Integrität
  • Unabhängig von Weisungen des Unternehmens
  • Diskretion
  • Kostenersparnis

Durch eine externe Ombudmsann-Hotline können Compliance-Risiken frühzeitig erkannt und durch Präventivmaßnahmen rechtzeitig vermieden werden. Darüber hinaus können durch Hinweisgeber bereits erfolgte Regelverstöße aufgedeckt und durch eine folgende interne Untersuchung Abhilfe geschaffen werden.

Damit ist ein externer Ombudsmann ein wichtiger Baustein eines Compliance-Managementsystems. Die Whistleblower-Hotline gewährt dem Unternehmen Erkenntnisse über bisher nicht bekannte Compliance-Verstöße wie z.B. Bestechungen, Preisabsprachen, Datenmissbrauch oder andere Rechtsverstöße.

Es sind oftmals Mitarbeiter oder Führungskräfte, die frühzeitig auf Missstände aufmerksam werden. Nicht selten behalten sie jedoch diese Informationen für sich, weil sie bei Verlautbarung um ihre berufliche Zukunft fürchten, wenn sie diese Informationen im Unternehmen kommunizieren.

Langfristig gesehen hat dies zwei Nachteile. Zum einen wird dieser Mitarbeiter sich mehr und mehr zurückziehen. Im besten Fall wird er innerlich kündigen oder das Unternehmen verlassen. Im schlechtesten Falle wird dieser Mitarbeiter krank oder gewöhnt sich an die Missstände und versucht seinerseits Vorteile daraus zu ziehen.

Es ist damit sowohl im Interesse des Unternehmens als auch im Interesse der Mitarbeiter, einen Prozess zu etablieren, der gewährleistet, dass diese Informationen transparent gemacht werden und Gegenmaßnahmen ergriffen werden können.

Der externe Ombudsmann bietet hier den Vorteil, dass er unparteiisch und nicht weisungsabhängig tätig ist, wie dies bei internen Ombudsleuten der Fall ist. Dies gewährleistet, dass der Hinweisgeber eher darauf vertraut, dass sein Hinweis vertraulich behandelt wird und, sofern gewünscht, er sogar gegenüber dem Unternehmen anonym bleiben kann.

Als Rechtsanwalt unterliegt er der anwaltlichen Schweigepflicht und, sofern er auf Compliance-Themen spezialisiert ist, bringt der externe Ombudsmann ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz und Erfahrung mit. Dieses Know-how intern aufzubauen ist sehr teuer und zeitraubend. Daher ist die Bestellung eines externen Ombudsmanns effizienter und letztendlich auch kostengünstiger.

Durch seine unparteiische Tätigkeit kann er objektiv den Sachverhalt analysieren und bewerten ohne auf unternehmensinterne Befindlichkeiten Rücksicht nehmen zu müssen.

So trägt der externe Ombudsmann einen beträchtlichen Teil dazu bei, in ihrem Unternehmen ethisches Verhalten zu fördern, Transparenz zu steigern und eine offene Kultur zu etablieren. Studien zeigen, dass Mitarbeiter, die Sinn in ihrer Arbeit sehen und stolz auf das sind, was sie und ihr Unternehmen tun, motivierter, leistungsfähiger und gesünder sind.

Ihr Unternehmen profitiert davon, dass Missstände schneller adressiert werden und das Fehlverhalten einzelner schnellstmöglich unterbunden werden kann. Sie stellen sicher, dass in möglichst vielen Bereichen auch präventiv die Compliance Ihres Unternehmens weiter verbessert wird. Das steigert die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens sowohl als Business-Partner als auch als Arbeitgeber.

Ein externer Ombudsmann ist objektiv, effizient, vermittelnd und diskret. Idealerweise unterliegt er als Rechtsanwalt der Schweigepflicht, so dass die Diskretion auch rechtlich abgesichert ist.



Wa­rum Sie sich für die compli­ance consultancy als Ombudsmann ent­schei­den soll­ten

Integrität - Kompetenz - Objektivität - Effizienz

  • Das Angebot der compliance consultancy ist ausgerichtet auf die spezifischen Anforderungen von Unternehmen. Pragmatische, effiziente und kostengünstige Lösungen für sie zu entwickeln ist unser Ziel. Dabei tragen wir insbesondere den speziellen Anforderungen mittelständischer Unternehmen Rechnung.
  • Das Angebot der compliance consultancy bietet eine rundum kompetente und solide Herangehensweise an das Thema Ombudsmann-Hotline, da Prof. Dr. Andreas Kark in optimaler Weise juristisches Fachwissen auf dem Gebiet Compliance mit langjähriger Industrieerfahrung als Geschäftsführer verbinden kann. Ein rein juristisches Vorgehen schafft oftmals Verständnis- und Verständigungsprobleme – Reibungspunkte, die man vermeiden kann.
  • Seit 2008 berät Rechtsanwalt Prof. Dr. Andreas Kark Unternehmen beim Aufbau von Compliance-Management- und Hinweisgebersystemen. Durch seine Tätigkeit als Anwalt ist Prof. Dr. Kark an die Schweigepflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO und § 203 StGB) gebunden und kann somit absolute Diskretion zusichern.
  • Sein Tätigkeitsschwerpunkt liegt in der Beratung von Unternehmen in Deutschland, der Schweiz und in Österreich.


So funktioniert das Hinweisgebersys­tem
der compliance consultancy

Integrität - Kompetenz - Objektivität - Effizienz


Ombudsmann Hotline der compliance consultancy Kark

Die Ombudsmann-Hotline bildet den Zugang zu einem umfassenden Prozess, der es ermöglicht, aufgrund eingehender Hinweise präventiv das eigene Unternehmen zu schützen, dessen Integrität zu wahren und so Werte für Ihr Unternehmen zu schaffen. Im Rahmen eines professionellen Prozessmanagements werden die eingehenden Hinweise für das Unternehmen aufbereitet und einer juristischen Bewertung unterzogen.

Möchte uns ein Hinweisgeber, der sogenannte Whistleblower, erreichen, so hat er drei Möglichkeiten zur Auwahl.

  • Anruf bei der hierfür speziell eingerichteten Hotline
  • Per email an die für Ihr Unternehmen erstellte email-Adresse
  • Per Post

Auf Wunsch des Hinweisgebers wird dessen Anonymität gegenüber dem Unternehmen gewahrt. Gegenüber dem Ombudsmann sollte jedoch die Identität offen gelegt werden.

Der dem Hinweis zugrundliegende Sachverhalt wird aufgenommen und alle wichtigen Aspekte zusammengefasst. Dieser Sachverhalt erhält eine Fallnummer. In einem weiteren Schritt werden die Informationen validiert und einer juristischen Prüfung unterzogen, sofern sich der Verdacht eines Verstoßes gegen rechtliche Vorschriften oder unternehmensinterne Richtlinien verdichtet.

Die Zusammenfassung dieser Informationen wird der Kontaktperson im Unternehmen, gegebenenfalls ohne Namensnennung des Hinweisgebers, zur Verfügung gestellt.

Im Rahmen der internen Untersuchung im Unternehmen kann es für die Sachverhaltsaufklärung erforderlich sein, dass das Unternehmen noch weitere Informationen von dem Hinweisgeber benötigt. Es ist jedoch dessen Entscheidung, ob er direkt mit dem Unternehmen in Kontakt tritt oder ob er nur über den Ombudsmann kommunizieren möchte. Letzteres wird in den Fällen gegeben sein, wenn die Anonymität des Hinweisgebers zu wahren ist.

Das Unternehmen prüft den Hinweis und informiert den Ombudsmann über das Ergebnis sowie über die veranlassten Gegenmaßnahmen. Der Ombudsmann unterrichtet daraufhin den Whistleblower über den Ausgang der internen Untersuchung.