ist ein neutraler Mittler zwischen Ihrem Unternehmen und Hinweisgebern, die auf einen potentiellen Verstoß gegen Gesetze oder interne Richtlinien Ihres Unternehmens aufmerksam geworden sind, aber nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen.
Ein Hinweisgeber - ob Mitarbeiter, Kunde oder Lieferant - kann sich telefonisch, schriftlich oder im Rahmen eines persönlichen Gesprächs an den Ombudsmann wenden und ihm den Sachverhalt schildern. Dabei ist es für den Hinweisgeber, den sogenannten Whistleblower oftmals entscheidend, dass er sich darauf verlassen kann, dass ihm persönlich keine Nachteile aus der Informationsweitergabe erwachsen.
Bei einem internen Ombudsmann, also einem Mitarbeiter des Unternehmens, mag es aus Sicht des Hinweisgebers an der Neutralität mangeln. Der externe Ombudsmann ist hingegen ein in Compliance-Themen versierter Rechtsanwalt, der zunächst der einzige Ansprechpartner ist, und wenn der Whistleblower dies wünscht, auch bleibt.
Der externe Ombudsmann ist zunächst der erste Ansprechpartner des Whistleblowers. Möchte der Hinweisgeber keinen direkten Kontakt zum Unternehmen, so bleibt der Ombudsmann der einzige direkte Kontakt. Dazu sichert der Ombudsmann dem Hinweisgeber zu, dass dessen Anonymität gegenüber dem Unternehmen gewahrt bleibt.
So kann der Hinweisgeber darauf vertrauen, dass er seine Identität dem Unternehmen gegenüber nicht preisgeben muss, seine Informationen aber dennoch durch den Ombudsmann an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet werden.
Für das Unternehmen ist es wichtig, dass wir den uns geschilderten Sachverhalt sorgfältig aufbereiten und einer kompetenten juristischen Vorprüfung unterziehen. Unser hohes Maß an Integrität und Fachkompetenz sorgen zusammen mit einem ausgefeilten Prozessmanagement dafür, dass das Unternehmen und die Hinweisgeber darauf vertrauen können, dass Informationen in sachgerechter Weise aufgenommen, bearbeitet und weitergeleitet bzw. einer Lösung zugeführt werden.
Die Bedeutung eines solchen Hinweisgebersystems wird dadurch unterstrichen, dass Hinweisgeber ab Juli 2023 aufgrund des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) besonders zu schützen sind. Das Gesetz gilt sowohl für Beschäftigte von Unternehmen als auch von Behörden.
Das HinSchG gilt für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern; verfügt das Unternehmen über 50-249 Beschäftigte, ist diese gesetzliche Pflicht bis zum 17.Dezember 2023 umzusetzen.
Dies sicherzustellen, ist für kleine und mittelständische Unternehmen nicht leicht. Um dies problemfrei darstellen zu können, eröffnet der Gesetzgeber als eine weiter Möglichkeit für eine interne Meldestelle, diese Aufgabe an externen Obudsmann outzusourcen, der aufgrund seiner anwaltlichen Schweigepflicht es gewohnt ist - und daher gewährleisten kann, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt ist.
Dies sicherzustellen, ist für kleine und mittelständische Unternehmen nicht leicht. Um dies problemfrei darstellen zu können, eröffnet der Gesetzgeber als eine weiter Möglichkeit für eine interne Meldestelle, diese Aufgabe an externen Obudsmann outzusourcen, der aufgrund seiner anwaltlichen Schweigepflicht es gewohnt ist - und daher gewährleisten kann, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt ist.
Dies ist besonders wichtig, da das HinSchG vom Arbeitgeber auch verlangt, dass er einen Hinweisgeber vor Repressalien, wie z.B. Entlassung, Belästigung oder anderen Formen von Vergeltungsmaßnahmen schützt.
(Das HinSchG verlangt nicht, dass ein Unternehmen eine IT-Lösung für diesen Zweck beschafft.)
Geschützt werden durch dieses Hinweisgeberschutzgesetz Whistleblower, die Verstöße gegen eine Vielzahl deutscher Gesetze, wie z.B. das Strafrecht sowie das Recht der Europäischen Union melden. Dies betrifft vor allem das Wettbewerbsrecht und den Datenschutz, aber auch die Geldwäsche, die Lebensmittel- und Produktsicherheit als auch für die Bereiche öffentliche Gesundheit, Umweltschutz und nukleare Sicherheit sowie den Schutz der finanziellen Interessen der Union.